La menace de la récente épidémie de nouveau coronavirus (COVID-19) a obligé divers types d’entreprises à trouver comment mettre en place un bureau à distance pour leur main-d’œuvre. La création d’un bureau distant productif et efficace implique une planification minutieuse, des efforts délibérés et une exécution systématique.
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Qu’est-ce qu’un bureau distant
Par définition, un bureau distant fait référence à un environnement de travail qui se trouve en dehors d’un bureau traditionnel. Si vous pensez que les configurations de bureaux distants ne sont rien d’autre qu’une mode, détrompez-vous.
Bien qu’un employé puisse travailler dans un café ou n’importe où ailleurs, la plupart de ceux qui travaillent à distance préfèrent travailler à domicile. Même avant que la pandémie n’oblige les entreprises à adopter la culture du travail à distance, plus de 5 millions d’employés aux États-Unis travaillaient déjà à domicile la moitié du temps.
En d’autres termes, il est révolu le temps où la plupart des gens montaient dans un train, prenaient le bus ou se rendaient au bureau pour se rendre au travail. Le « trajet du matin » habituel a radicalement changé pour se lever de leur lit et se diriger vers le bureau à domicile qu’ils ont réussi à installer. Que cela vous plaise ou non, les bureaux distants sont la nouvelle norme.
Meilleure configuration de bureau à domicile pour la productivité
En l’absence de déplacements et de distractions sur le lieu de travail, le travail à domicile peut donner à n’importe qui une chance de prendre le contrôle de sa carrière. Cependant, saviez-vous que la configuration de votre bureau à domicile peut influencer considérablement votre productivité au travail? Pour vous aider à tirer le meilleur parti du travail à distance, vous devrez tenir compte de certains facteurs lors de la configuration de votre bureau à domicile.
Trouvez le bon espace
Placer un bureau dans un coin ne suffira pas pour en faire un bureau à domicile. Lorsqu’il s’agit de choisir un espace de travail dédié pour vous-même, vous devrez réfléchir à la meilleure façon d’éviter les distractions possibles. Vous devrez également trouver des moyens de maximiser l’espace disponible.
Ce serait formidable si vous pouviez installer votre bureau à domicile dans une pièce séparée de votre maison. Travailler dans une pièce séparée vous permettra d’établir plus facilement des limites entre votre travail et vos loisirs. Si vous n’avez pas de pièce libre et que vous manquez peu d’espace, vous devrez choisir avec soin le bon endroit pour votre espace de travail.
Essayez également de chercher un endroit où vous pouvez obtenir un éclairage naturel. Au cas où vous ne le sauriez pas, l’éclairage naturel peut vous aider à réguler votre cycle veille-sommeil et à augmenter votre productivité.
Obtenez une usine de bureau à domicile
Aimez-vous les plantes? Saviez-vous que l’incorporation de ces éléments naturels dans votre espace de travail désigné peut grandement améliorer votre productivité? Obtenir une usine de bureau à domicile fera un bel ajout à votre intérieur et aidera à réduire votre niveau de stress et à améliorer la qualité de l’air intérieur.
Désencombrer
Un espace de travail encombré ne préparera pas le terrain pour une productivité accrue. Si vous décidez d’ajouter quelques décorations à votre espace de travail, assurez-vous de choisir les objets décoratifs qui ne se transformeront pas en encombrement de bureau. Lorsque vous installez votre bureau à domicile, prenez le temps d’identifier les éléments que vous utiliserez, ceux dont vous devrez vous débarrasser ou ceux dont vous avez besoin pour déménager dans un autre espace.
Gardez les choses organisées
Si votre bureau est constamment recouvert de documents ou d’objets, ne soyez pas surpris si votre productivité est réduite. Il y a de fortes chances que vous perdiez votre temps à chercher quelque chose d’important simplement parce que tout dans votre bureau à domicile est désorganisé. Pour éviter cela, assurez-vous que vos documents sont correctement classés et stockés où vous pouvez y accéder immédiatement et non empilés comme un barrage de castors.
Fixez des limites
Il peut être pénible de perdre son élan après que votre travail soit interrompu. Si vous voulez faire quelque chose, vous devrez accorder toute votre attention à vos tâches. Gardez à l’esprit que vous êtes toujours payé pour travailler malgré la commodité de rester à la maison.
Pour cette raison, il est extrêmement important d’informer les membres de votre foyer de vos heures de bureau. De plus, si vous ne voulez pas que votre productivité en pâtisse, éloignez-vous de la télévision et arrêtez de consulter vos comptes Instagram, Facebook et Twitter.
Choisissez le bon bureau.
Votre bureau à domicile peut faire ou défaire votre travail. Cela influence grandement la quantité de travail que vous pouvez effectuer. Assurez-vous de choisir celui qui vous convient.
Pensez à votre bureau à domicile lorsque vous cherchez à trouver le bureau idéal pour vous. Avez-vous besoin de plus d’espace de stockage dans votre bureau? Compte tenu de la taille du bureau et de son adaptation à votre espace de travail, vous pourrez créer un environnement de travail qui respire le confort et inspire la productivité.
Si vous souhaitez minimiser le temps que vous passez assis lorsque vous travaillez à domicile, vous pouvez envisager d’utiliser un bureau réglable en hauteur. Cela vous permettra de faire des pauses debout et d’étirement tout au long de la journée.
Choisissez la bonne chaise
Une fois que vous avez choisi le bon bureau, l’étape suivante consiste à trouver la bonne chaise. Assurez-vous que vous en avez un qui peut vous fournir un soutien approprié. Si vous n’êtes pas à l’aise avec votre chaise, votre dos souffrira et il vous sera difficile de rester concentré pendant que vous travaillez.
Munissez-vous du bon équipement
La configuration d’un bureau distant qui augmente votre productivité ne serait pas possible s’il vous manque les bons outils et équipements. Cela comprend un ordinateur, un téléphone, une déchiqueteuse de papier, une boîte de câble d’alimentation, une imprimante laser, votre support de casque, etc. Assurez-vous que vous ne disposez pas d’une connexion Internet lente qui ne cessera d’interrompre votre travail.
Ayez votre propre espace de pause
Parfois, vous devrez prendre une pause de votre travail sans être tenté de vous détendre sur Netflix. Vous pouvez prendre des pauses sans vous exposer à d’autres distractions si vous aménagez un espace de pause au sein de votre bureau à domicile. Pour commencer, pensez à vous procurer un canapé et à le placer loin de votre bureau.
Respectez votre emploi du temps
Si vous ne planifiez pas votre journée, peu importe si vous avez réussi à installer un bureau distant qui pourrait améliorer votre productivité. L’établissement d’un programme quotidien vous aidera à devenir conscient de vos tâches. Vous pouvez rester sur la bonne voie si vous conservez un tableau d’affichage ou un calendrier de bureau épinglé sur votre bureau dans votre poste de travail distant.
Règles de base pour la configuration de votre bureau à domicile
Votre idée de travailler à domicile signifie-t-elle être assis les jambes croisées sur votre canapé tout en vous penchant sur votre ordinateur portable? À moins que vous ne souhaitiez vous réveiller endolori chaque matin, vous devrez établir des règles de base pour la configuration de votre bureau à domicile. Les experts recommandent ce qui suit:
Avoir votre espace de travail dédié n’est pas négociable.
Vous voudriez avoir votre poste de travail dédié qui soit silencieux, près de la fenêtre et à proximité des points de vente. Vous vous remercierez d’avoir installé un camp où vous pourrez avoir accès à la lumière naturelle. De plus, placer votre bureau à côté des prises vous permettra de ne plus avoir à utiliser ces rallonges disgracieuses.
Asseyez-vous confortablement
Vous devrez vous asseoir comme un pro si vous voulez bien faire les choses. Assurez-vous que vos jambes sont parallèles au sol et que vos pieds sont au sol. Si ce n’est pas possible, prenez une boîte et utilisez-la comme repose-pieds.
Faites attention à l’emplacement de votre moniteur
Garder votre moniteur au niveau des yeux et le placer à une longueur de bras est bon pour vous. Si vous utilisez un ordinateur portable, vous souhaiterez peut-être obtenir un clavier et une souris séparés. Cela vous permettra de caler votre écran à la hauteur idéale.
Protégez-vous contre la maladie assise
Au cas où vous vous poseriez la question, la «maladie de la position assise» fait place aux effets néfastes d’un mode de vie sédentaire. Refusez d’être quelqu’un qui est constamment enchaîné à son bureau. Lorsque vous prenez des pauses, n’oubliez pas de vous déplacer pour que vos muscles puissent s’étirer et se détendre.
Types de meubles essentiels pour votre bureau distant
Il est indispensable de prendre le temps de choisir les types de mobilier que vous utiliserez pour votre bureau distant. Gardez à l’esprit qu’une planification minutieuse est nécessaire pour maximiser votre espace tout en optimisant l’ergonomie du lieu de travail. Examinez ces types de meubles indispensables que vous souhaitez inclure dans votre bureau à domicile.
Bureau debout réglable
Épargnez-vous le temps et la peine de réajuster votre ordinateur portable, clavier, souris ou moniteur. Avec un bureau debout réglable, vous pouvez avoir la possibilité d’augmenter ou d’abaisser instantanément sa hauteur en appuyant simplement sur un levier.
Chaises de bureau ergonomiques
Assurez-vous que votre chaise ne nuit pas à votre santé pour éviter les courbatures et les douleurs que la plupart des employés de bureau luttent régulièrement. Obtenez une chaise de bureau ergonomique qui vous permet de vous relever et de glisser d’un côté à l’autre lorsque vous essayez d’atteindre certains articles sur votre bureau, vos étagères et vos tiroirs.
Rayonnage
En plus d’être entièrement fonctionnelles, les étagères peuvent également donner à votre poste de travail distant une apparence et une sensation plus intimes. Bien que vous puissiez choisir d’avoir des étagères intégrées le long de vos murs, vous avez également la possibilité de vous en tenir aux étagères autoportantes traditionnelles.
Classeurs
Vous ne pouvez pas travailler efficacement si vous n’avez pas de stockage de fichiers approprié. Que vous décidiez de vous procurer un classeur latéral, un classeur standard de format lettre à deux tiroirs ou un classeur légal à deux tiroirs, c’est à vous de décider. Soyez juste conscient de l’espace dont vous disposez, car les classeurs peuvent être d’énormes encombrants.
Plus de sièges
Étant donné que des sièges supplémentaires sont évidemment nécessaires pour votre espace de repos, vous voudrez peut-être obtenir un canapé rembourré. Ne t’inquiète pas; votre pièce supplémentaire ne nécessitera pas beaucoup d’espace devant elle.
Et les meubles transformables
Les meubles transformables sont idéaux pour ceux qui vivent dans des espaces plus petits tels que les petites maisons et les micro-loft. Si vous êtes dans le micro-style de vie, la clé pour profiter d’une plus petite empreinte carbone tout en ayant un bureau à distance optimisé réside dans le choix du bon mobilier transformable. Les bonnes pièces peuvent donner l’impression qu’une vie réduite semble plus grande que nature.
Puisque les concepteurs de meubles adoptent le concept de vivre petit, beaucoup d’entre eux proposent des pièces qui complètent ce style de vie. Ils permettent à un petit bureau à domicile de disposer d’un canapé extensible, d’une table basse qui se transforme en support pour ordinateur portable, et plus encore!
Les plus grands avantages du travail à distance
Lorsque les entreprises du monde entier ont adopté une politique de travail à distance pour ralentir la propagation du coronavirus, la montée en puissance des statistiques du travail à distance est devenue indéniable au début de 2020. Les employeurs comme les employés n’ont d’autre choix que de naviguer dans cette période de grande bouleversement. Heureusement, les résultats sont positifs pour les deux parties.
Les employeurs peuvent embaucher les meilleurs talents.
Avec l’emploi virtuel, les entreprises ne sont plus limitées à certaines zones géographiques. Cela signifie que rien ne les empêchera d’embaucher des pigistes et des spécialistes de haute qualité de n’importe quel coin du monde. La création d’équipes couvrant plusieurs fuseaux horaires permet aux entreprises de répondre rapidement aux clients, d’améliorer la couverture de leurs actifs vulnérables et de progresser en continu sur leurs projets.
C’est rentable
Les arrangements de travail à distance n’obligeront pas les employeurs à louer ou à acheter un espace de bureau ou à dépenser plus d’argent pour installer des équipements de bureau. De plus, ils n’auront pas à se soucier des frais d’entretien des services publics et des bâtiments pour maintenir leur bureau physique en fonctionnement. De même, l’emploi virtuel amènera également les employés à économiser plus d’argent, car ils n’auront pas à faire le plein d’essence, à acheter leurs repas ou à investir dans des vêtements de bureau.
Il renforce la fidélisation des employés.
Saviez-vous que les trois quarts des répondants ont déclaré que les arrangements de travail à distance sont l’un des plus grands moyens non monétaires pour les entreprises de stimuler la rétention des employés? Ceux qui travaillent à distance affirment qu’ils bénéficient d’un bien meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce à ce type d’arrangement. Avec des taux de rétention plus élevés, le roulement du personnel est plus faible, ainsi que moins de ratés.
Il améliore la productivité
Les employés qui travaillent dans des bureaux traditionnels sont la proie de plusieurs distractions qui prennent beaucoup de temps. Ces distractions peuvent inclure des minutes supplémentaires passées à bavarder avec un collègue dans la salle de pause ou à se laisser entraîner dans la politique du bureau. Ces distractions peuvent ajouter au stress lié au travail qui entraînera en fin de compte une baisse de la productivité, du moral et des congés plus élevés.
En revanche, ceux qui travaillent à domicile sont obligés de prendre des mesures supplémentaires pour faire preuve de transparence dans leurs tâches quotidiennes. Étant donné que les travailleurs à distance ont tendance à gérer leur travail quotidien, les employeurs peuvent se passer de la micro-gestion. Grâce aux équipes de télétravailleurs productifs, il y aurait un besoin beaucoup moins important d’appels d’enregistrement réguliers ou de rencontres inutiles.
Les employés apprécient la flexibilité.
Puisqu’il n’est pas nécessaire de se déplacer, ils n’auront pas à s’asseoir dans une circulation dense pour se rendre à leur lieu de travail ou en revenir. Cela signifie qu’ils peuvent passer plus de temps avec leur famille. De plus, l’horaire de travail flexible leur permet de prendre des pauses indispensables pouvant impliquer une réunion rapide avec un ami ou une visite aux salles de sport.
Conclusion
Les travailleurs distants peuvent être plus innovants, engagés et productifs s’ils savent comment mettre en place un bureau distant qui leur convient parfaitement. La création du bon environnement de travail à distance peut demander beaucoup de réflexion, mais les avantages en valent tous la peine.
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